COSTOS Y PRESUPUESTO                     MARQUEZ PARIENTE - AUCCASI ROJAS 

PRESUPUESTACIÓN EN UNA INSTITUCION

Lic . Enf.  Sol Marquez Pariente- Ex Enfermera Docente de Sanidad Naval

Lic. Enf. Marcelino Auccasi Rojas - Ex Enfermero Jefe del Servicio de Enfermería Centro Quirúrgico del Hospital Nacional Hipólito Unanue 

Es un computo anticipado de una obra, de los gastos  de los servicios de un hospital o de un departamento, institución. El presupuesto debe basarse en los planes estratégicos y financieros a largo plazo.

En los presuntos están los gastos a efectuar por categoría que esperan para cubrir estos gastos. Un presupuesto puede estar diseñado para actividades individuales.

El ejercicio de preparar el presupuesto obliga a los administradores a pensar detalladamente sobre cada actividad y poner por escrito sus ideas.

Los presupuestos proporcionan a los administradores información esencial sobre los gastos proyectados y el ingreso asociado con  las actividades planeadas, con ello los administradores saben si todas las actividades planeadas cuentan con apoyo financiero, si se requiere obtener más ingresos o si es necesario reducir costos.

Es útil para los administradores preparar el presupuesto con base en un plan de trabajo, ya que de esta manera se puede garantizar que los recursos de la organización se utilicen solo en las actividades planeadas.

Permite diferenciar entre las actividades esenciales y las no esenciales.

La organización esta en mejor situación para contar con los recursos necesarios para cubrir sus gastos, si al preparar el presupuesto, incluye una lista detallada de los gastos proyectados, así como de las fuentes de financiamiento.

Permite a los administradores el costo actual por actividades, así como considerar alternativas en caso que ella resulta muy costosa.

Los administradores podrán evitar un posible difícil en los recursos disponibles para actividades específicas, si cuentan con un presupuesto realista y actualizado, que se compare periódicamente con los gastos realizados.

Las instituciones requieren establecer un presupuesto que les permita conocer el monto de los recursos que necesitan generar para lograr la autosuficiencia y en cuánto tiempo.

FACTORES QUE DEBEN TOMARSE EN CUENTA DURANTE LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO

1.- Niveles de gasto (nivel actual para proyectos en curso, nivel anticipado para nuevos proyectos).

2.- Cambios esperados en costos (entidades por porcentaje) para salarios, medicamentos, etc.

3.- Cambios proyectados en las actividades del proyecto (nuevos clínicas, nuevas actividades, etc.).

4.- Otros factores relevantes que puedan cambiar, por ejemplo la población a la cual se atiende, cambios en la fecundidad, etc.

5.- Imprevistos (fondos reservados para gastos adicionales inesperados).

6.- Interrelacionarse de manera fácil y lógica con la contabilidad del hospital.  

1.- Identificar de los recursos necesarios y sus costos consiste en especificar todos los recursos que se requieren para implementar las actividades descritas en el plan de trabajo y en asignar los costos de estos recursos. Para esto, es necesario tomar cada actividad del plan de trabajo y cuantificar el tiempo, suministros , equipo y otros costos importantes para llevarla a cabo.

Por ejemplo si un plan de trabajo de un distrito para un proyecto de servicios de distribución comunitaria de planificación familiar establece que los supervisores visitaran a los distribuidores cada dos meses, entonces el administrador responsable de la preparación del presupuesto deberá considerar los costos que se incurrirán por esta actividad. Asumiendo que muchos de los distribuidores viven en áreas lejanas las cuales no cuentan con servicio de transporte público, esta actividad probablemente contemple los siguientes gastos:

• Salario de supervisores y choferes.

• Combustible y gastos de mantenimiento tales como suministros de oficina y

• Servicios postal en la oficina de distrito, viáticos y otros gastos de viaje para distribuidores y supervisores.

La mayoría de costos por actividad, serán costos variables. Estos son los que varían de acuerdo con el volumen del servicio o el alcance de las actividades que se ofrecen costos fijos. Algunos costos sin embargo, son fijos. Son asumidos por el programa sin importar el nivel de actividades o el volumen del servicio.

Ejemplo:

            Alquiler de un inmueble

            Gastos de mantenimiento

            Alquiler de equipo

            La mayoría de los salarios 

2.- Determinación de las fuentes de financiamiento:

El segundo paso para la preparación de presupuesto, consiste en determinar:

            - Fuente de los recursos necesarios  y los

            - Gastos que cubrirá

Para muchos programas públicos, este paso resulta simple ya que hay una sola fuente de financiamiento: El Gobierno pero, en los programas privados o en los públicos que reciben fondos privados o reciben dinero de donantes internacionales o del país o cobran tarifas para generar recursos, la tarea de identificar la forma del financiamiento para sus actividades, resulta más complicada.

3.- El presupuesto debe ser equilibrado, lo que significa que los gastos no serán mayores que los ingresos. Son ingresos corrientes financiaran los egresos corrientes (remuneración, materiales, servicios y bienes de capital). Los ingresos diversos financiaran los proyectos de desarrollo y los gastos de inversión presupuestados.

4.- El presupuesto es una indicación de gasto y no una obligación de gasto. La asignación de las cantidades presupuestales se hará de acuerdo a los ingresos recaudados y teniendo en cuenta el siguiente orden de prioridades:

- Remuneraciones (ineludibles).

- Servicios materiales indispensable para el funcionamiento de las áreas operativas y unidades de gestión.

- Bienes de capital

- Proyectos de desarrollo

- Obras

5.- Cada unidad de gestión presupuestal debe definir sus requerimientos presupuestales en función de sus actividades, objetivos y metas, estableciendo previamente, considerando prioridades.

6.- Las unidades de gestión presupuestal y las área operativas trabajarán su presupuesto 2000 tomando como referencia la ejecución presupuestal del 1999.

7.- Todo proyecto de gasto debe estar debidamente justificado y comprendido en el monto presupuestal asignado.

8.- La relación de materiales presupuestarios debe referirse a títulos generales. No se controlarán los materiales solicitados, sino que se monitorizará trimestralmente el gasto.

9.- Los bienes de capital solicitados serán los estrictamente necesarios para el funcionamiento de las áreas operativos. Se harán compras conjunta, pocas en el año, tratando de abaratar los costos y garantizar mejores condiciones de servicio y mantenimiento.

10.- Las unidades de gestión podrán presupuestar obras y proyectos de inversión, siempre y cuando tengan posibilidades de financiamiento. La administración central puede asesorar el respecto.  

- Ingresos / publicaciones

- Materiales y equipos                      

- Suministros

- Viáticos y gastos de viaje

- Servicio público: agua - luz - desagua - tela. agua policía.

- transporte

- Combustible y lubricantes

- Seguros, incendio, daños de vida, etc.

- Gastos imprevistos

- Mantenimiento

Gastos para ventas servicios:

- Suministros: medicamentos

- Alimentación a los pacientes

- Pago a otros servicios a los pctes.

Transferencia:

- Indemnizaciones Impuestos

- Pensiones Multas y tasas

- Pago de utilidades a dueños a accionistas del hospital.

- Provisión para pago de demandas y pleitos.

Equipos

Franquicias

Edificios - ampliaciones y modernización

Terrenos - construcciones

Ejemplo: De presupuestos de los ingresos y los gastos de un hospital.  

Ingresos:  

• Aportes del gobierno

• Donaciones

• Venta de servicios

• Arrendamientos

• Inversiones temporales

            Depósito de términos

            Acciones

• Interés

• Otros ingresos

Gastos:  

  Servicios Personales:

•             Personal en Nominas

•             Personal a Contrato

•             Horarios

•             Remuneraciones , servicios técnicos

•             Alimentación de empleados

•             Auxiliar de transporte

•             Auxilio especiales

•             Bonificación semestral

•             Bonificación anual

•             Pago a la seguridad social  

                        Por Salud

                        Por Pensiones

•             Pago por capacidades

•             Otros pagos por servicios personales

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