COSTOS Y PRESUPUESTO                     MARQUEZ PARIENTE - AUCCASI ROJAS     

COMO PROYECTAR INGRESOS Y MONITORIAR EL FLUJO DE FONDOS:  

Lic . Enf.  Sol Marquez Pariente- Ex Enfermera Docente de Sanidad Naval

Lic. Enf. Marcelino Auccasi Rojas - Ex Enfermero Jefe del Servicio de Enfermería de Centro Quirúrgico del Hospital Nacional Hipólito Unanue 

El primer paso del administrador será proyectar el flujo y la disponibilidad de fondos, luego el administrador analizará la periodicidad de los gastos anticipados y los comparará con la periodicidad de los ingresos anticipados, todo esto con la finalidad de prever periodos en los cuales no se contará con fondos suficientes. 

Existen 3 estrategias para prever fondos insuficientes:

·         Reducir las gastos en el presupuesto.

·         Reordenar el calendario de pagos de tal forma que las cantidades recibidas cubran los gastos de la empresa

·         Solicitar un préstamo a corto plazo  

Un buen procedimiento de control financiero y un sistema contable firme y sólido constituyen las bases de una administración financiera efectiva.

* Los dos principios más importantes o requisitos para un control financiero efectivo son:

- Las responsabilidades financiera deben dividirse entre varias personas de tal forma que un solo individuos no pueda controlar todas las fases de una transacción. Es decir la responsabilidad de solicitar, a probar y efectuar pagos no debe recaer en una misma persona.

- Los procedimientos de control contable y financiero regulan las transacciones como vayan ocurriendo en el sistema.

Por ejemplo:

- Todos los ingresos y egresos deben ser documentos.

- Los recibos y pólizas deben tener numeración consecutiva impresa.

- Se conciliarán mensualmente las cuentas bancarias investigando cualquier discrepancia.

- Todas las adquisiciones deben aprobarse antes de efectuar el pedido.

Algunos administradores sin mayor experiencia en asuntos financieros por ejemplo que han en organizaciones pequeñas, tienen la responsabilidad de autorizar los gastos y las compras 

Esto implica asegurarse de que:

* La compra esté justificada. El orden establecer el orden de compra la cual se debe aprobar antes de  elaborar el cheque.

* El costo se competitivo.  El administrador debe seccionarse que pertenezca como mínimo tres condiciones de diferentes distribuidores y utilizar los servicios del proveedor que ofrezca la cotización más baja y un nivel de calidad aceptable.

* La transacción esté debidamente documentada.  Cheques, facturas y orden de compra deben estar enumeradas consecutivamente.

* Existen suficientes fondos para efectuar la compra.  El administrador debe revisar el informe presupuestal  o informe de flujo de efectivo para supervisar los gastos.

El administrador es el responsable del manejo de los fondos de caja chica. 

El principio más importancia es el de tener una evidencia por escrito de todos los movimientos que se hagan en la recaudación de efectivo organizando una evidencia escrita de la siguiente manera:

1.- El agente de servicio de distribución debe registrar cada venta, el recibo original se entrega al cliente y el        duplicado sirve como constancia de la venta.

2.- Cada mes, el supervisor recauda el efectivo y los recibos correspondientes.

3.- El supervisor debe comprobar el Nº de recibos no utilizados.

4.- El supervisor debe elaborar un comprobante donde conste que el agente ha entregado el dinero recaudado.

5.- El supervisor entrega el dinero al administrador quien emitirá el recibo correspondiente y lo deposita en el banco.

Este es un buen sistema de control financiero ya que el depósito puede verificarse.

Casi todas las oficinas cuentan con fondos de "caja chica" para gastos menores o para los cuales no es conveniente pagar con cheque. 

Estos son algunos principios básicos para mantener un sistema adecuado de caja chica.

* Conservar el efectivo bajo llave.

* Establecer un tope máximo igual al total de gastos menores.

* Utilizar vales de caja con numeración consecutiva empresa, los que deben ser autorizados cada vez que se realicen este tipo de gastos.

Al final de cada mes se suman todos los vales de caja chica. El total de éstos más la cantidad de efectivo en caja debe ser igual al tope máximo.

Todas las transacciones que tengan que ver con gastos de caja chica, depósitos mensuales y la cantidad de caja vale de caja clasificada por categoría presupuestal, deben contabilizarse en el diario.

La clave para una buena administración de finanzas es compararlos ingresos y egresos con los que se proyectaran en el presupuesto. 

El monitoreo financiero es exitoso, cuando el administrador trabaja en equipo con el administrador financiero y cuando se consideran la planeación y monitoreo como parte conjunto del mismo ciclo.

Tanto el administrador financiero como el director del programa deben:

- Proyectar ingresos y egresos durante la planeación

- Comparar ingresos y egresos reales con las proyecciones

- Revisar periódicamente como se asignan los costos.

El ciclo de la planeación y supervisión financiera funciona de la sgte. Manera:

* Los administradores del área financiera y del programa del trabajo junto para determinar la información de planeación y supervisión para el sistema de información necesaria.

* Los administradores del área financiera y del problema desarrollan la estructura de la tabla de código contables, el presupuesto y los informes financieros.

* En la planeación los administradores preparan un presupuesto que proyecta los ingresos y gastos del sgte. Año.

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